ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ORDINAIRE 19 septembre 2019
ORDRE DU JOUR :
-Présentation du fonctionnement de la coopérative
-Bilan de l’année scolaire 2018-2019
-Bilan financier
-Élection du nouveau bureau
1-Fonctionnement de la coopérative (par la présidente)
Rappel : association loi 1901 (cf statuts et règlement intérieur)
- tenue des permanences le midi au collège de 11h30 à 13h30.
Perspective : ouvrir à des personnes extérieures (grands parents)
- préparation de la commande SADEL après recueil des souhaits des professeurs.
- commande auprès de la SADEL : besoin de volontaires pour réceptionner (décharger le camion un mercredi après-midi en avril-mai)
- réception des commandes de sacs lors des réinscriptions
- constitution des sacs en mai-juin
- présence aux inscriptions 6ème + distribution des sacs
Problème une 20 aine de sacs non retirés à la rentrée.
Informations et communication avec les familles :
- Via le carnet de liaison.
- Via messagerie coopfvillon@gmail.com: Bilan positif de ce moyen de communication qui représente un travail important de saisie des adresses des nouveaux adhérents.
- Via e-lyco, un onglet a été attribué à la coopérative dans lequel on peut retrouver toutes les informations de fonctionnement.
- Un doodle est mis en place pour la gestion des permanences.
- Bilan de l’année scolaire 2018-2019 (par la présidente)
- 452 adhérents sur 638 élèves (soit 71%).
- Peu de permanences tenues cette année, car peu de parents bénévoles disponibles et régulièrement 1 seule personne inscrite par permanence.
L’inscription via le Doodle fonctionne bien.
- Le solde du compte de chaque élève est remis à jour sur la page 28 de son cahier de liaison à chaque passage à la coop. Mais un certain nombre d’élèves ne fréquentent pas les permanences et ne savent plus en fin d’année s’il leur reste de l’argent sur leur compte.
- Une nouvelle organisation autour des sacs de rentrée a été choisie par le bureau : plus de sacs individuels qui demandaient trop de travail, 1 proposition de sac type par niveau et selon les options (bilangue en 6ème et latin pour les autres niveaux.
- Gain de temps
Point à revoir : Peut-être proposer un sac partiel et un sac complet par niveau. Il manque du matériel pour certains élèves dans les sacs partiels et entre autre pour les élèves arrivant au collège en 5ème, 4ème ou 3ème.
- La constitution des sacs a été rapide grâce à la nouvelle organisation, mais beaucoup d’erreurs dans les sacs.
- Certains produits n’étant plus demandés par les professeurs restaient en stock. Etant donné que nous avons proposé des sacs identiques pour tous par niveau, nous ne pouvons plus vendre ces produits jusqu’à épuisement, nous les avons donc donnés au collège.
- Présentation du bilan financier (par la trésorière)
Cf : bilan financier
6290E comptes élèves pour acheter du matériel + radiation des 3ièmes
Don pour le collège à prévoir.
Remarques :
- Plus de personnes sur les permanences en ce début d’année.
- Idée d’ouvrir tous les jours en fonction du doodle.
- Ouvrir à d’autres personnes extérieures
- Idée de faire participer les élèves ?
- Tâches définies :
- Souci du matériel de français : pas reconduit
- Rappel des tâches sur l’année (voir tableau).
- Date butoir pour ceux qui sont au collège pour commander.
- Prendre en compte les nouveaux élèves
- Rentrer les bons de commande dans l’ordinateur a demandé beaucoup de temps
- Préparation des sacs (préparation fluide)
- Fichier Adhérents sur gmail à remettre à jour
- Election du nouveau bureau
Trois personnes du bureau sortantes (présidente/ présidente adjointe/ trésorière)
Personnes entrantes :
Présidence : Jean-Philippe Loiseau
Trésorier : Bocquier Laurence
Trésorier adjoint : Nathalie Avril
Secrétaire : Muriel Eteve
Secrétaire adjoint : Bernez Emmanuel
A faire / informations diverses :
- Définir les futurs signataires Président / trésorier / trésorier adjoint
- Portes ouvertes 24 janvier 2019 17h-19H
- Relancer un mail pour se partager la tâche (dossiers inscriptions + vérifier les chèques) Réaliser un pas à pas
- Idée d’un Doodle 2 créneaux 11h 30 – 13h30 sur plusieurs jours.
- Prochaine réunion du bureau Octobre 2019
Clôture 19h45.